Privacy- en cookieverklaring

Dit is de Privacyverklaring van &Hoogesteger Velthuizen Advocaten (hierna: &HV). In de Privacyverklaring leggen wij aan u uit hoe wij binnen &HV – en op / via de website van &HV –  uw persoonsgegevens verwerken. De Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door &HV, daaronder begrepen de persoonsgegevens van (de contactpersonen van) onze cliënten, relaties en verwijzers, alsmede van de bezoekers van onze website www.endejonge.nl. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die volgen uit (privacy) wet- en regelgeving.

Wij kunnen de Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, zonder voorafgaande kennisgeving. Wij adviseren u daarom om de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

1. Via de website: persoonsgegevens
2. Via de website: cookies
3. Verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening
4. Rechten van betrokkenen
5. Diversen
6. Beveiliging
7. Contactgegevens verantwoordelijke

1. Via de website: persoonsgegevens

Wanneer u onze website bezoekt, stuurt uw randapparatuur (laptop, tablet, smartphone etc.) en/of de software (de browser bijv.) informatie naar de server van onze website en slaat deze tijdelijk op in een zogenaamd logbestand.

De volgende informatie wordt verwerkt en opgeslagen, tot dat deze automatisch wordt verwijderd:

• gebruikersinformatie (zoals het IP-adres van uw randapparatuur, waarmee verbinding wordt gemaakt met de server/ website);
• de datum, tijd en duur van deze toegang;
• de naam en URL van de opgevraagde bestanden;
• de website/toepassing van waaruit de toegang is verzocht (referrer URL).

Voor zover het persoonsgegevens betreft geschiedt deze verwerking op grond van artikel 6 lid 1 sub f van de AVG (gerechtvaardigd belang). Ons gerechtvaardigd belang vloeit voort uit de hieronder opgesomde doeleinden van gegevensverzameling. Uw identiteit volgt niet uit de verzamelde gegevens; dat is ook niet het doel van de verzameling.

De verwerking van voornoemde gegevens geschiedt voor de volgende doeleinden:

• ten behoeve van een stabiele verbinding;
• ten behoeve van de functies van de website en een comfortabel gebruik daarvan;
• evaluatie van de veiligheid en stabiliteit van het systeem;
• evaluatie van de kwantiteit aan bezoekers en statistieken.

Uw rechten als betrokkene, bij het verwerken van gegevens, worden toegelicht onder hoofdstuk 4.

2. Via de website: cookies

Wij maken op onze website gebruik van zogenaamde cookies. Dit zijn kleine bestanden die uw browser automatisch aanmaakt en die worden opgeslagen op uw randapparatuur (laptop, tablet, smartphone, enz.). In de cookie wordt informatie opgeslagen die in elk geval in verband staat met de gebruikte randapparatuur. Voor zover het persoonsgegevens betreft geschiedt deze verwerking op grond van artikel 6 lid 1 sub f van de AVG. Het gerechtvaardigd belang is daarbij gelegen in de optimalisatie van de website.

De meeste browsers accepteren cookies automatisch. U kunt uw browser echter zo configureren dat er geen cookies op uw randapparatuur worden opgeslagen of dat er altijd een bericht verschijnt voordat er een nieuwe cookie wordt gemaakt. Het volledig uitschakelen van cookies kan er echter toe leiden dat u niet alle functies van onze website kunt gebruiken.

De bewaartermijn van de cookies varieert en hangt af van het beoogde gebruik. U kunt de cookies (automatisch of handmatig) verwijderen van uw randapparatuur en/of gebruik maken van de mogelijkheden genoemd in 2.3 (cookies weigeren), met de kanttekeningen die daarbij in 2.3 (en hiervoor) worden vermeld.

• Functionele cookies

Het gebruik van cookies dient enerzijds om het gebruik van de website voor u mogelijk en aangenamer te maken.

Google Web Fonts wordt gebruikt om bepaalde lettertypen weer te geven; deze functionele cookie wordt daarom door onze website gebruikt.

Via de website wordt tevens Google Maps aangezocht, wegens de integratie in de website. Ook deze functionele cookie wordt daarom door onze website gebruikt.

• Analytische cookies – Google Analytics

Anderzijds gebruiken we cookies om het gebruik van onze website statistisch bij te houden en te evalueren. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van Google Analytics.

Daarbij worden door Google gepseudonimiseerde gebruikersprofielen aangemaakt en cookies gebruikt.

De door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van deze website bestaat uit onder meer:

• Browsertype/-versie;
• het gebruikte besturingssysteem;
• Referrer URL (de eerder bezochte pagina;
• Hostnaam van de toegangscomputer (IP-adres);
• Tijd van de serveraanvraag.

Google verwerkt deze informatie op basis van het EU-US Privacy Shield. De informatie wordt gebruikt om het gebruik van de website te evalueren, om rapporten over websiteactiviteiten samen te stellen en om andere diensten aan te bieden met betrekking tot website- en internetgebruik ten behoeve van marktonderzoek en op behoeften gerichte vormgeving van deze internetpagina’s.

Deze informatie kan ook aan derden worden doorgegeven indien dit wettelijk vereist is of indien derden deze gegevens namens het bedrijf verwerken. Uw IP-adres wordt in geen geval met andere gegevens van Google samengevoegd. De IP-adressen worden anoniem gemaakt, zodat identificatie niet mogelijk is (zgn. IP-maskering).

De maatregelen als genoemd in de ‘handleiding voor het privacyvriendelijk instellen van Google Analytics’ van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn in acht genomen, hetgeen onder meer betekent dat;

• Google is gebonden aan een verwerkersovereenkomst;
• bij de Analytics-dienst de optie tot hergebruik door Google expliciet is uitgeschakeld;
• IP-adressen niet worden meegestuurd, zodat identificatie moeilijker is (IP-anonimisering is ingeschakeld);
• de optie ‘gegevens delen’ is uitgezet;
• de statistieken aangaande “demografische kenmerken” zijn uitgeschakeld;
• er geen gebruik wordt gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analyticscookie.

Cookies weigeren

U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor voorziene instellingen te kiezen of “InPrivate” te navigeren. U kunt ook het verzamelen van de door het cookie gegenereerde gegevens voorkomen, door het installeren van een add-on. Google biedt een dergelijke add-on aan; klik hier. Na installatie van een dergelijke add-on kan u mogelijk niet alle functies van deze website volledig gebruiken. Voorts verwijzen wij u naar de website van de Consumentenbond voor tips over dit onderwerp; klik hier.

Ook op de website van de Autoriteit Consument en Markt (klik hier) leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.

3. Verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij, voor zover van toepassing, de volgende persoonsgegevens: voornamen en achternaam, geslacht, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, documentnummers van legitimatiebewijzen, andere informatie op legitimatiebewijzen (datum uitgifte etc.), telefoon- en/of faxnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, inkomensgegevens, (bank)rekeningnummers, informatie over eigendommen, kadastrale informatie, informatie uit de Basisregistratie Personen, informatie uit het Handelsregister (Kamer van Koophandel), debiteurcodes en verdere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die door derden worden verstrekt.

Gezien de aard van de dienstverlening bevatten onze dossiers verscheidene documenten, waar ook persoonsgegevens van u uit blijken. Het kan daarbij ook gaan om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische of strafrechtelijke gegevens. Het kan inherent aan de zaak zijn dat dergelijke specifieke persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld in zaken betreffende sociale zekerheid en/of ziekte (bijv. WIA, Ziektewet e.d.) en/of letselschade.

Het BSN zal &HV zoveel als mogelijk onleesbaar maken, maar bijvoorbeeld de Raad voor de Rechtsbijstand (indien van toepassing) verlangt, dat het BSN wordt ingevoerd bij het aanvragen van een toevoeging (gefinancierde rechtsbijstand). Deze aanvraag en/of de verleende toevoeging (met daarop vermelding van uw persoonsgegevens) dient in voorkomende gevallen aan gerechtelijke instanties te worden toegezonden (om aanspraak te maken op verlaagd griffierecht) of aan deurwaarders of mediators (om aanspraak te maken op een vergoeding van kosten). In bepaalde gevallen dient het BSN aan instanties, zoals gerechtelijke of administratieve instanties te worden doorgegeven. Wij zullen het BSN dan bij u navragen en alleen voor dit doel / deze doelen verwerken.

Het Juridisch Loket vermeldt het BSN op de doorverwijzing (het diagnosedocument); om die reden en voor dat doel dienen wij – in voorkomende gevallen – deze doorverwijzing (het diagnosedocument) te verwerken en in ons dossier te bewaren, daaronder begrepen de daarop vermelde persoonsgegevens. Zowel om de overeenkomst met u uit te voeren als om aan de daartoe strekkende verplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving te voldoen.

&HV verwerkt de persoonsgegevens, zoals hiervoor genoemd, ter uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en) en om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals – in bepaalde gevallen – de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De verwerking is in voorkomende gevallen noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op &HV rust. &HV is (bovendien) in bepaalde gevallen verplicht informatie (en persoonsgegevens) te verstrekken over en/of in het kader van (mogelijke) ongebruikelijke transacties aan de Financial Intelligence Unit-Nederland of (andere) bestuursorganen. op grond van de Wwft. De verwerking geschiedt in voorkomende gevallen om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen. Verder verwerkt &HV in sommige gevallen deze persoonsgegevens in het kader van een gerechtvaardigd belang van &HV (zoals marketing-uitingen en analyse van bedrijfsprocessen). Tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kan u bezwaar maken bij &HV. Deze verwerkingen (zie hierna) zijn gegrond op artikel 6 sub b, c, d en f van de AVG. &HV kan uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Uitvoeren overeenkomst:

• Al hetgeen benodigd is ter uitvoering van de overeenkomst, zoals verwerking ten behoeve van het opstellen van (concept-)overeenkomsten of processtukken, voor het voeren van onderhandelingen, voor correspondentie etc.;
• Het voeren van juridische, arbitrale en/of administratieve (gerechtelijke) procedures;
• Het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen;
• Communicatie met partijen benodigd bij en/of ondersteunend aan het voorgaande, zoals communicatie met gerechtelijke, arbitrale en/of administratieve instanties (bijv. Rechtbank, Hof, bestuursorgaan, Raad van Arbitrage voor de Bouw, ICC, NAI), het Kadaster, de Kamer van Koophandel, (nationale of internationale) deurwaarders, vertalers, tolken, (gerechtelijk) deskundigen, rentmeesters en/of getuigen;

Marketing en aanverwant:

• Het onder de aandacht brengen van de dienstverlening van &HV en/of van nieuwsberichten;
• Directe marketing om in contact met u te blijven;
• Het uitvoeren van cliënttevredenheidsonderzoeken;
• Het verbeteren en beveiligen van onze website;
• Analyse van de bedrijfsprocessen;

Organisatorisch en administratief:

• Administratieve doeleinden, zoals declareren, debiteuren, crediteuren, het functioneren van een CRM-systeem, dossierbeheer, debiteur- en cliëntcodes, communicatie met financiële instellingen etc.;
• Het opstellen, verzenden en innen van facturen en daarmee verband houdende werkzaamheden, daaronder begrepen het afstemmen met curatoren en bewindvoerders, het indienen van vorderingen ter verificatie (schuldsanering, faillissement of anderszins) etc.;
• Het beoordelen van de mogelijkheid van het bestaan van een tegenstrijdig belang;
• Het raadplegen van het curatele- en bewindregister, het huwelijksgoederenregister, het boedelregister, het gezagregister, het centraal insolventieregister, het BRP en/of enig ander openbaar register, indien en voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening;
• Het uitvoering geven aan verzekeringsovereenkomsten waarbij &HV (en/of haar medewerkers) partij zijn (beroepsaansprakelijkheidsverzekering bijv.);
• Het verwerken van derdengelden door de Stichting Derdengelden &De Jonge Advocaten;
• Het voldoen aan verplichtingen rondom beslagen gelegd ten laste van &HV of de Stichting Derdengelden &De Jonge Advocaten of andere op hen rustende verplichtingen uit hoofde van (rechts-)maatregelen en/of overheidsmaatregelen;

Communicatie met derden ter uitvoering van de overeenkomst en afspraken:

• Het aanvragen van gefinancierde rechtsbijstand en daarmee verband houdende werkzaamheden (Raad voor de Rechtsbijstand en Juridisch Loket), zoals bezwaar tegen een afwijzing van de toevoeging, peiljaarverlegging, verzoeken om korting op de eigen bijdrage, een verzoek tot het toekennen van extra uren/ punten, een verzoek tot declaratie/ uitbetaling etc.;
• Communicatie met rechtsbijstandsverzekeraars of andere verzekeraars, indien u (of een belanghebbende of wederpartij) daarbij verzekerd bent (/ is) of mogelijk aanspraak kunt (/ kan) maken op dekking;
• Communicatie met arbodiensten en/ of bedrijfsartsen, onder meer ter uitvoering en effectuering van onze juridische bijstand bij uw verplichtingen als werkgever of werkgever ter zake;
• Communicatie met (aspirant-)opdrachtnemers van en/of namens cliënten of (aspirant-)opdrachtnemers die benodigd zijn ter uitvoering van de overeenkomst, zoals bijvoorbeeld controllers, boekhouders, accountants, adviseurs, deskundigen, specialisten etc.;
• Communicatie met andere advocaten, deskundigen of verzekeraars in het kader van een ‘second opinion’;
• Communicatie met koeriers en postbezorgers (bijv. Erasmus Koeriers, PostNL etc.).

Ten behoeve van (het voldoen aan) onze professionele standaarden:

• Het instellen van eisen of het voeren van verweer aangaande procedures bij rechtsprekende instanties, arbitrage-instituten, bindend adviseurs, de behandeling van klachten etc.;
• Het voldoen aan eisen gesteld door de Nederlandse Orde van Advocaten of de lokale (Rotterdamse) orde, de Mediatorsfederatie Nederland en (kwaliteits-)keurmerken, daaronder begrepen (het mogelijk maken van) de uitvoering van audits, peer reviews e.d. door dergelijke organisaties;
• Het voldoen aan eisen voortvloeiend uit wet- en regelgeving (bijv. AVG, Wwft), alsmede aan eisen gesteld door overheidsorganen (Autoriteit Persoonsgegevens, ACM etc.) en fiscale en justitiële autoriteiten en het voldoen aan rechtsvorderingen en bevelen van voornoemde partijen strekkende tot verplichte informatievoorziening;

Werving & Selectie:

• Van sollicitanten worden de persoonsgegevens alleen verwerkt ten behoeve van de sollicitatie en worden deze bewaard voor maximaal de wettelijke bewaringstermijn (thans uiterlijk 4 weken na sluiten sollicitatietraject worden de gegevens verwijderd, tenzij sollicitatie tot een dienstbetrekking leidt);

Bewaartermijn

&HV bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

De bewaartermijn van dossiers is zeven jaar na het sluiten van het dossier; vervolgens wordt het dossier vernietigd. Resterende persoonsgegevens worden tot maximaal zeven jaar bewaard na het tijdstip van het beëindigen van de relatie, met dien verstande dat &HV gerechtigd is die informatie voordien te verwijderen. Een relatie wordt als beëindigd beschouwd, indien er geen lopende zaken/ dossiers zijn waarin de betrokkene op enige wijze is betrokken en er voorts op geen enkele wijze een geschil is tussen betrokkene en &HV (of haar medewerkers of oud-medewerkers), noch op enige wijze sprake is van een dreiging of mogelijke dreiging van een geschil.

MailChimp

Voor het versturen van nieuwsberichten/ nieuwsbrieven kan &HV gebruik maken van MailChimp. MailChimp verwerkt deze informatie op basis van het EU-US Privacy Shield. Met MailChimp is een verwerkersovereenkomst gesloten. &HV verwerkt voor dat doel uw voor- en achternaam en uw e-mailadres, enkel met het doel u per e-mail te kunnen benaderen en om u op de hoogte te houden van onze nieuwsberichten. MailChimp gebruikt deze gegevens om de nieuwsbrief te versturen en op naam te zetten. U heeft altijd de mogelijkheid u hiervoor af te melden. Klik hier voor een overzicht van de beveiligingsmaatregelen die MailChimp heeft genomen.

Openbare WiFi op kantoor &HV

Indien u gebruik maakt van het gratis wifi-netwerk op het kantoor van &HV, verwerken wij de volgende gegevens:

• MAC-adres en/of IP-adres;
• Locatie en tijd;
• eigenschappen van de gebruikte randapparatuur.

Deze gegevens worden gebruikt om een goede en snelle verbinding tot stand te brengen.

4. Rechten van betrokkenen

Een betrokkene heeft, binnen de grenzen van wet- en regelgeving, recht op informatie, inzage, rectificatie (correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming), verzet, vergetelheid en/of het maken van bezwaar tegen, of het verzoeken om beperking van, de verwerking van diens persoonsgegevens en/of het recht om persoonsgegevens overgedragen te krijgen. Een betrokkene kan altijd bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang door &HV (zoals de verzending van de nieuwsbrief).

&HV zal ieder verzoek ter zake beoordelen op grond van de geldende wet- en regelgeving. Zij zal bij ieder verzoek de identiteit dienen te verifiëren, van degene die het verzoek heeft ingediend. Naast voornoemde rechten kan een betrokkene een klacht indienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij &HV aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

5. Diversen

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan (entiteiten of personen gevestigd in) een land buiten de Europese Unie (met uitzondering van Google Analytics; zie 2.2 en MailChimp). De persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan derden in het kader van de behartiging van uw belangen, alsmede aan betrokken zakelijke dienstverleners of instanties (zoals overheidsorganen, gerechtelijke instanties, notarissen, deurwaarders, advocaten, vertalers, tolken, Raad voor de Rechtsbijstand, rechtsbijstandverzekeraars etc.), zoals in hoofdstuk 3 uitvoerig is vermeld (zie Hoofdstuk 3). Ook in de communicatie met onder meer (advocaten of gemachtigden van) wederpartijen zullen uw persoonsgegevens genoemd kunnen worden. Wij spreken graag met u over de mogelijkheden, indien dat voor u op bezwaren stuit.

De persoonsgegevens zullen niet voor marketingdoeleinden aan derden worden doorgegeven. &HV maakt gebruik van verwerkers, bijvoorbeeld in het kader van de ICT-voorziening. Verwerkers zijn onder meer gehouden de persoonsgegevens geheim te houden, te beveiligen en alleen te verwerken conform het doel en de middelen als bepaald door &HV.

Op de website(s) van &HV zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, LinkedIn of Facebook. &HV houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

6. Beveiliging

&HV neemt beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken en te voorkomen. Zowel op kantoor als op de website. &HV hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

Om u als websitebezoeker te beschermen gebruikt &HV veilige coderingstechnologieën op en via de website. Met SSL (Secure Socket Layer) worden uw persoonlijke gegevens, en alle informatie tussen u en onze website, versleuteld en zijn deze voor derden niet zichtbaar. De beveiligde verbinding herkent u aan de groene adresbalk van uw browser. Ook ziet u een slotsymbool rechtsonder of linksboven in uw browser verschijnen. De URL verandert van http:// naar https://.

7. Contactgegevens verantwoordelijke

Als contactpersoon en als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens en eigenaar van de website heeft te gelden:

& Hoogesteger Velthuizen Advocaten

t.a.v. de directie

Kralingse Plaslaan 40

3061 BA Rotterdam

010 – 21 40 400

secretariaat@enhv.nl